REGULAMENT OFICIAL DE ORGANIZARE 

la evenimentul „ HealthON Hackathon” 

 

Terminologie 

În sensul prezentului Regulament, termenii de mai jos au următoarele semnificații: 

• Evenimentul / Hackathonul – competiția de inovare „ HealthON Hackathon”, desfășurată pe 17 decembrie 2025, având ca scop stimularea inovației în domeniul medical și farmaceutic  

• Organizatorul – Fundația Farmacist Elena Pop, care planifică, coordonează și implementează Evenimentul. 

• Participantul – orice persoană fizică cu vârsta peste 18 ani care se înscrie în mod valid la Eveniment, respectând condițiile din prezentul Regulament. La eveniment se pot înscrie și elevi cu vârsta peste 14 ani, în calitate de voluntari. În cazul persoanelor minore este necesar consimțamântul părintelui/tutorelui legal.   

• Echipa – grup de participanți (în mod ideal format din 4–5 persoane) care colaborează pentru dezvoltarea unei soluții inovatoare în cadrul Evenimentului. Pe cât posibil, echipele vor fi multidisciplinare astfel încât participanții să-și aducă aportul la propunerea proiectului prin cunoștințe complementare. 

• Proiectul – soluția, produsul, prototipul sau conceptul dezvoltat de o echipă în timpul Evenimentului prin care se propune rezolvarea provocările identificare în temele Evenimentului.  

• Mentorii – persoane desemnate de Organizator care oferă ghidare și sprijin profesional echipelor participante, din domeniile Sănătate, UX Design, Marketing și IT. 

• Experții – persoane care au expertiză (studii postuniversitare, studii doctorale, experiență de cel puțin 5 ani în domenii de expertiză precum Sănătate, UX Design, Marketing și IT) și care ghideaza echipa pe tot parcursul evenimentului  

• Juriul – comisia formată din membrii  desemnați de Organizator, care evaluează proiectele și stabilește echipa câștigătoare. 

• Premiul – recompensă financiară de tip pre-seed prize, acordată echipelor declarate câștigătoare în baza criteriilor de jurizare. 

• Regulamentul – prezentul document care stabilește condițiile, drepturile și obligațiile aferente participării la Eveniment. 

Cap. 1. Organizatorul și Regulamentul oficial al evenimentului 

1.1. Evenimentul „” (denumit în continuare „Evenimentul”) este organizat și desfășurat pe 17 decembrie 2025, în format fizic, de către Fundația Farmacist Elena Pop în calitate de organizator (denumit în continuare „Organizatorul”).

1.2. Prezentul Regulament Oficial de Organizare (denumit în continuare „Regulamentul”) este disponibil în mod gratuit pentru consultare pe website-ul oficial al Organizatorului și pe canalele sale de comunicare, pe întreaga perioadă de desfășurare a Evenimentului şi intră în vigoare la data publicării 

1.3. Organizatorul își rezervă dreptul de a modifica prezentul Regulament. Orice modificare va intra în vigoare doar după publicarea acesteia pe canalele oficiale ale Evenimentului. 
Prin înscriere și participare, participanții declară că au citit, au înțeles și acceptă integral prevederile prezentului Regulament. 

 

Cap. 2. Scopul și condițiile de participare 

2.1. Evenimentul are ca scop stimularea inovației în domeniul medical și farmaceutic, prin dezvoltarea de soluții practice și sustenabile care contribuie la îmbunătățirea calității vieții, a serviciilor medicale și a accesului la tratamente moderne. 

2.2. Hackathonul reunește profesioniști, studenți, cercetători, antreprenori, specialiști în IT, design, comunicare, marketing, educație, sănătate și alte domenii conexe, care vor colabora timp de 9 ore pentru a dezvolta soluții inovatoare la provocări actuale din sistemul medical-farmaceutic. 

2.3. Participarea este deschisă publicului larg, în mod individual sau în echipe. 

2.4. Echipele pot fi: 

• echipe deja formate, înscrise integral la momentul completării formularului; 

• echipe formate de Organizator, alcătuite din persoane înscrise individual, repartizate ulterior pe baza preferințelor exprimate în formularul de înscriere, a competențelor și a diversității de profiluri profesionale. 

2.5. O echipă este formată, în mod ideal, din 4–5 participanți. Organizatorul își rezervă dreptul de a ajusta componența echipelor, dacă este necesar, pentru a asigura echilibrul competențelor și buna desfășurare a Evenimentului. 

2.6. Înscrierile se realizează prin completarea formularului oficial de participare disponibil online, până la data anunțată de Organizator. 

2.7. Participarea la Eveniment este gratuită. Organizatorul asigură accesul la activitățile de mentorat, prezentări și jurizare, însă nu acoperă costurile de transport sau cazare ale participanților. 

2.8. Fiecare echipă își va desemna un Lider de echipă, care va înscrie echipa deja constituită. 

 

Cap. 3. Desfășurarea Evenimentului și premiul 

3.1. Evenimentul se va desfășura pe parcursul unei zile, în format fizic, și va include sesiuni de lucru în echipă, mentorat  și o sesiune finală de pitch în fața juriului. 

3.2. În urma procesului de jurizare, echipele declarate câștigătoare vor primi un premiu financiar tip „pre-seed prize”, oferit de Organizator, destinat susținerii dezvoltării ulterioare a soluției propuse. 

3.3. Premiile vor fi următoarele: 

Locul I: 10.000 EUR 

Locul II: 3.000 EUR 

Locul III: 1.000 EUR 

3.4. Juriul Evenimentului este format din experți și reprezentanți ai domeniilor medical, farmaceutic, tehnologic și antreprenorial, desemnați de Organizator. 

 

Cap. 4. Drepturi de proprietate intelectuală 

4.1. Organizatorii se angajează să nu formuleze nicio cerere pentru înregistrarea sub formă de mărci comerciale, design, siglă, denumire comercială, brevet sau orice alt drept de proprietate intelectuală în legătură cu rezultatele, proiectele sau ideile prezentate în cadrul Evenimentului de către echipele participante. 

4.2. Drepturile de autor asupra proiectelor prezentate aparțin exclusiv membrilor echipei care le-au creat. Organizatorul nu dobândește niciun drept de proprietate intelectuală asupra proiectelor, cu excepția situațiilor în care există un acord scris separat, semnat între părți, care reglementează altfel. 

4.3. Organizatorul poate promova public proiectele, echipele și rezultatele Evenimentului, menționând întotdeauna autorii și respectând drepturile lor morale. Prin înscrierea la acest Eveniment, participanţii îşi exprimă acordul că Organizatorul poate folosi fotografii și materiale video realizate în timpul evenimentului, cu scop de promovare, fără plată. 

4.4. Participanții declară că proiectele prezentate sunt originale, nu încalcă drepturile de proprietate intelectuală ale altor persoane și că își asumă întreaga responsabilitate pentru conținutul acestora. 

4.5. Orice dispută cu privire la drepturile de proprietate intelectuală/utilizarea premiului între membrii unei echipe nu va implica în niciun fel Organizatorul. 

 

Cap. 5. Prelucrarea datelor personale 

5.1. Prin participarea la Eveniment, participanții își exprimă consimțământul pentru prelucrarea datelor cu caracter personal (nume, prenume, e-mail, imagine, voce, profesie, instituție etc.), exclusiv în scopul organizării și promovării Evenimentului, în conformitate cu legislația aplicabilă (Regulamentul UE nr. 679/2016 – GDPR). 

5.2. Participanții pot solicita, în orice moment, accesul la datele proprii, rectificarea sau ștergerea acestora, printr-o cerere transmisă Organizatorului. 

 

Cap. 6. Forță majoră și alte dispoziții 

6.1. În caz de forță majoră sau alte situații neprevăzute care împiedică desfășurarea Evenimentului, Organizatorul își rezervă dreptul de a suspenda, amâna sau anula Evenimentul, fără obligații compensatorii față de participanți. 

6.2. Organizatorul nu este responsabil pentru pierderi, daune sau prejudicii rezultate din participarea la Eveniment, cu excepția cazurilor de neglijență gravă sau intenție. 

6.3. Prezentul Regulament este guvernat de legea română. Eventualele litigii vor fi soluționate pe cale amiabilă, iar în caz contrar, de către instanțele competente din localitatea sediului Organizatorului. 

 

Cap. 7. Finanțare pre-seed 

7.1. La finalul  zilei de lucru, echipele își vor prezenta proiectele în fața juriului, prin Liderul de echipă. În urma procesului de evaluare, vor fi desemnate până la trei echipe câștigătoare, care vor primi din partea Organizatorului o finanțare pre-seed destinată dezvoltării ulterioare a soluției propuse. 

7.2. Acordarea finanțării se face exclusiv către o entitate juridică (societate comercială, ONG, SRL-D, PFA etc.), nu către persoane fizice. 
În cazul în care echipa câștigătoare nu deține o entitate juridică, aceasta va trebui să constituie una în termenul stabilit de Organizator, pentru a putea beneficia de finanțare. 

7.3. Finanțarea se acordă sub formă de deconturi pe baza cheltuielilor eligibile, realizate pentru dezvoltarea proiectului. Cheltuielile trebuie justificate prin facturi fiscale emise pe numele entității juridice care primește finanțarea. 

7.4. Categoriile generale de cheltuieli care pot fi finanțate din premiul acordat  includ: 

• achiziții de materiale și echipamente necesare dezvoltării prototipului; 

• servicii de design, programare, cercetare, testare; 

• costuri legate de validarea soluției sau a pieței; 

• costuri administrative direct legate de implementarea proiectului. 

7.5. Echipa câștigătoare (premiul I) va transmite Organizatorului rapoarte de progres, care vor documenta utilizarea fondurilor și progresul proiectului lunar, până la finalizarea bugetului, dar nu mai târziu de decembrie 2026. 
7.6. În toate materialele de diseminare ale proiectului se va face mențiune despre sprijinul oferit de organizator, folosind formula „ Acest proiect a fost realizat cu sprijinul Fundației Farmacist Elena Pop, www.achelcor.ro, in cadrul evenimentului HealthON Hackathon 2025.

 

7.6. Criteriile tehnice pentru acordarea finanțării includ: 

1. claritatea, fezabilitatea și coerența proiectului (pondere 15%); 

1. relevanța ideii față de temele medicale prestabilite (pondere 10%); 

1. definirea clară a grupului-țintă și a beneficiilor aduse (pondere 10%); 

1. caracterul inovator și componenta tehnologică a soluției (pondere 15%); 

1. explicarea funcționalităților și a integrării tehnologice (pondere 10%); 

1. impactul estimat și potențialul de scalabilitate (pondere 15%); 

1. calificările și competențele echipei în raport cu domeniul (pondere 10%); 

1. existența unui plan general de utilizare a finanțării și a unui plan de monetizare sustenabil (pondere 15%). 

 

Cap. 8. Modalitate de acordare a finanțărilor 

8.1. Criterii administrative 

• Pentru a beneficia de finanțare, fiecare echipă câștigătoare va trebui să se constituie într-o entitate juridică; finanțarea nu se acordă persoanelor fizice. 

• Planul de monetizare a proiectului trebuie să includă cheltuieli eligibile, precum: 

• cheltuieli administrative pentru constituirea entității juridice, dacă aceasta nu există încă; 

• achiziții de servicii software, pachete grafice sau licențe digitale necesare dezvoltării aplicațiilor ori website-urilor; 

• achiziții de dispozitive necesare dezvoltării ideii/produsului; 

• alte tipuri de achiziții relevante pentru dezvoltarea și implementarea proiectului; 

• cheltuieli de distribuție, marketing sau publicitate pentru promovarea produselor și activităților comerciale. 

8.2. Cheltuieli neeligibile 

• Cheltuieli pentru resurse umane sau salarii; 

• Cheltuieli pentru deplasări (cazare, transport, diurnă); 

• Cheltuieli pentru consultanță, în cazul în care aceasta este disponibilă gratuit prin programul de mentorat; 

• Cheltuieli excepționale, financiare, profit, dividende, rețineri pentru posibile pierderi, cheltuieli inoportune, exagerate sau de protocol nejustificate. 

8.3. Condiții generale 

• Câștigătorii trebuie să prezinte Organizatorilor un plan de utilizare a fondurilor câștigate, care să includă o estimare detaliată a cheltuielilor necesare dezvoltării și implementării proiectului. 

• Finanțarea se acordă prin decont al cheltuielilor efectuate, pe baza documentelor justificative. 

• Facturile și documentele justificative trebuie emise pe numele entității juridice a echipei câștigătoare și trebuie să conțină informații complete privind furnizorul, valoarea, descrierea serviciilor/produselor și data emiterii. 

• Organizatorii vor verifica și valida documentele transmise. Cheltuielile neeligibile sau nejustificate pot fi respinse. 

• După validare, plățile pot fi efectuate direct către furnizori sau rambursate echipei, conform acordului stabilit între părți. 

• Întârzierile în transmiterea documentelor pot duce la reducerea sau anularea finanțării. 

 

Cap. 9. Mentorat 

9.1. Echipele câștigătoare vor beneficia de o perioadă de mentorat de 6 luni, începând de la data finalizării Evenimentului. 

9.2. Mentoratul va fi asigurat de profesioniști cu experiență în domeniile antreprenorial, medical și tehnologic, desemnați de Organizator, în mod gratuit, în format online. 

Scopul programului este de a sprijini echipele în dezvoltarea sustenabilă a proiectelor, validarea acestora pe piață și consolidarea echipei. 

 

Cap. 10. Drepturi și responsabilități ale participanților 

10.1. Participanții au dreptul de a beneficia de acces la toate activitățile Evenimentului (mentorat, resurse, prezentări, jurizare) și de a-și exprima opiniile în mod liber, respectând regulile de conduită și respect reciproc. 

10.2. Participanții sunt obligați: 

• să respecte regulile Evenimentului și indicațiile Organizatorilor; 

• să nu plagieze, să nu încalce drepturile de autor sau de proprietate intelectuală ale altor persoane; 

• să nu folosească un limbaj ofensator, discriminatoriu sau care încalcă bunele practici profesionale; 

• să asigure confidențialitatea informațiilor sensibile la care au acces pe parcursul Evenimentului; 

• să își asume responsabilitatea pentru conținutul, acuratețea și originalitatea proiectelor propuse; 

• să se abţină de la orice formă de discriminare a celorlalţi participanţi ; 

• să nu răspândească informaţii calomnioase sau care pot aduce atingere imaginii Organizatorului sau celorlalţi participanţi, indiferent de suportul şi mediul de comunicare. 

 

10.3. Orice tentativă de plagiat, fraudă, divulgare neautorizată a informațiilor, crearea de situaţii tensionate în raport cu organizatorul sau cu ceilalţi participanţi, orice tip de discriminare, va duce la eliminarea din concurs a persoanei în cauză.  

 

Cap. 11. Prevederi finale 

 

11.1. Organizatorul asigură cadrul organizatoric pentru evitarea formelor de discriminare directă sau indirectă faţă de orice participant, indiferent de rasă, naţionalitate, sex, religia, limba, opiniile politice, originea socială, averea, nașterea, vârsta, orientarea sexuală, handicapul sau apartenența la o minoritate națională. 

11.2. Organizatorul are obligația de a asigura condițiile necesare desfășurării Evenimentului în siguranță, în spațiul dedicat competiției și de a comunica participanților toate regulile și instrucțiunile aplicabile privind conduita, securitatea și utilizarea echipamentelor. 

11.3. Organizatorul nu este responsabil pentru incidente, daune sau activități desfășurate în afara spațiului oficial de desfășurare al Evenimentului sau pentru acțiunile participanților care nu respectă regulile comunicate. 

11.4. În cazul în care un participant sau o echipă încalcă regulile de participare, aduce atingere siguranței celorlalți participanți ori perturbă buna desfășurare a Evenimentului, Organizatorul își rezervă dreptul de a dispune eliminarea imediată din competiție, fără notificare prealabilă. 

11.5. Răspunderea Organizatorului este limitată, conform art. 1355 din Codul civil, și poate fi angajată numai în următoarele situații: 

• în caz de rea-credință sau neglijență gravă; 

• în caz de acțiuni intenționate sau grave care afectează viața, integritatea corporală sau sănătatea persoanelor; 

• în caz de încălcare intenționată sau prin neglijență gravă a regulilor comunicate tuturor participanților 

 

Organizator: Fundația Farmacist Elena Pop
Data: 17 decembrie 
Locație: BT Stup, Calea Șerban Vodă nr. 206, București.